Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung für Unternehmen
Prozessautomatisierung übernimmt die Aufgaben, die in Ihrem Team jede Woche gleich ablaufen: Daten übertragen, Listen abgleichen, Berichte verschicken, Kollegen informieren. Wir bauen Abläufe, die ohne manuelle Zwischenschritte laufen – mit klarer Fehlerbehandlung und einem Protokoll für jeden Lauf. Code, Zugänge und Dokumentation gehen vollständig an Sie über.
Einordnung
Wann sich Prozessautomatisierung lohnt – und wann nicht
Automatisieren lohnt sich bei Abläufen, die häufig, gleichförmig und fehleranfällig sind. Bei allen anderen sagen wir es Ihnen.
Prozessautomatisierung ist die richtige Antwort, wenn ein Ablauf regelmäßig wiederkehrt, festen Regeln folgt und heute Arbeitszeit bindet, die an anderer Stelle fehlt. Typisch sind Datenimporte, der Abgleich von Beständen oder Kundendaten zwischen Systemen, Monatsberichte oder Freigaben per E-Mail. Wer Geschäftsprozesse automatisieren will, braucht dafür selten eine neue Anwendung – oft genügt ein sauber gebauter Ablauf, der im Hintergrund läuft und sich meldet, wenn etwas nicht stimmt.
Die Anzeichen kennen viele Teams: Jeden Montag exportiert jemand eine Liste, bereinigt sie in Excel und lädt sie in ein anderes System hoch. Irgendwo läuft ein Skript, das nachts Daten verschiebt – ob es erfolgreich war, merkt man erst, wenn etwas fehlt. Solche Abläufe funktionieren, solange die richtige Person da ist. Im Urlaub oder bei Krankheit bleiben sie liegen, und Fehler fallen spät auf.
Ehrlich bleibt es auch hier: Läuft ein Ablauf nur ein paarmal im Jahr, ist die manuelle Variante mit einer guten Checkliste oft günstiger. Bringen Ihre Systeme bereits eine eingebaute Automatisierung mit oder deckt ein etabliertes Workflow-Werkzeug Ihren Fall ab, empfehlen wir das. Und ändert sich ein Prozess noch jede Woche, sollte er erst stabil werden, bevor man ihn automatisiert. Eigene Workflow-Automatisierung lohnt sich dort, wo Standardwerkzeuge an Ihren Daten, Ihrer Fehlerbehandlung oder Ihren Anforderungen an Nachvollziehbarkeit scheitern.
Leistungen
Was wir in der Prozessautomatisierung bauen
Wer wiederkehrende Aufgaben automatisieren will, braucht meist dieselben Bausteine – immer mit Fehlerbehandlung, Protokoll und Dokumentation.
Geplante Jobs
Abläufe, die zu festen Zeiten laufen: der nächtliche Datenabgleich, der Wochenbericht am Montagmorgen, die Erinnerung zum Monatsende. Wir planen sie mit Cron oder einem Job-Scheduler, verhindern doppelte Läufe und machen ausgefallene Läufe sichtbar.
Ereignisgesteuerte Workflows
Statt auf einen Zeitplan zu warten, reagiert der Ablauf auf ein Ereignis: ein neuer Auftrag, ein eingegangenes Formular, eine geänderte Datei. Webhooks und Warteschlangen sorgen dafür, dass nichts verloren geht, wenn ein System kurz nicht erreichbar ist.
Datenimport und -export
Wir lesen Daten aus Dateien, Postfächern, Datenbanken oder APIs, prüfen und bereinigen sie nach festen Regeln und schreiben sie in das Zielsystem. Fehlerhafte Datensätze werden nicht still übergangen, sondern gesammelt und gemeldet.
Benachrichtigungen in E-Mail, Slack oder Teams
Der Ablauf meldet sich dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: per E-Mail, in Slack oder in Microsoft Teams. Mit klaren Regeln, wer wann worüber informiert wird – damit Meldungen gelesen werden, statt im Rauschen unterzugehen.
Fehlerbehandlung und Wiederholung
Jeder Schritt kann scheitern – eine Gegenstelle ist nicht erreichbar, eine Datei unvollständig. Wir bauen Wiederholungen mit wachsendem Abstand, erkennen doppelte Verarbeitung und melden dauerhafte Fehler an eine zuständige Person, statt sie zu verschlucken.
Protokoll für jeden Lauf
Jeder Lauf hinterlässt ein nachvollziehbares Protokoll: wann er gestartet ist, welche Daten er verarbeitet hat, was fehlgeschlagen ist und warum. Dazu kommen Metriken und Alarme.
Ablauf
So läuft ein Automatisierungsprojekt
Dieselben vier Schritte wie in jedem unserer Projekte – mit dem Blick darauf, wie der Ablauf heute tatsächlich läuft, samt Ausnahmen.
Analyse des heutigen Ablaufs
In ein bis zwei Wochen gehen wir den Prozess mit den Menschen durch, die ihn heute erledigen: Welche Schritte gibt es, welche Systeme und Dateien sind beteiligt, welche Ausnahmen kommen vor? Gerade die Ausnahmen entscheiden, was sich sinnvoll automatisieren lässt und was nicht.
Plan mit Regeln für den Fehlerfall
In etwa einer Woche legen wir fest, was automatisch läuft, wo ein Mensch entscheidet und was bei einem Fehler geschehen soll: wer benachrichtigt wird, was wiederholt wird, was angehalten wird. Sie sehen vorab, welcher Teil zuerst automatisiert wird.
Umsetzung im Parallelbetrieb
Wir bauen iterativ und lassen die Automatisierung, wo es möglich ist, zunächst neben dem bisherigen Ablauf laufen. So lassen sich Ergebnisse vergleichen, bevor die manuelle Variante wegfällt. Jeder Schritt ist getestet, versioniert und schreibt von Anfang an ins Protokoll.
Übergabe und Betrieb
Sie erhalten Code, Zugänge, Dokumentation und Runbooks für die typischen Störungen: Was tun, wenn ein Lauf fehlschlägt oder eine Datei im falschen Format ankommt? Ihr Team übernimmt nach einer Einweisung – oder wir betreiben die Automatisierung auf Wunsch weiter.
Beispiel
Ein typischer Fall: Preislisten, jeden Montag von Hand
Ein angenommenes Szenario, wie es in dieser oder ähnlicher Form häufig beschrieben wird.
Kein Kundenprojekt
Angenommen, ein Handelsunternehmen erhält jede Woche Preis- und Bestandslisten von mehreren Lieferanten – als Excel- oder CSV-Datei im E-Mail-Anhang, jeder Lieferant mit eigenem Aufbau. Eine Mitarbeiterin öffnet die Anhänge, passt Spalten an, korrigiert offensichtliche Fehler und importiert die Daten ins Warenwirtschaftssystem. Anschließend schickt sie dem Vertrieb eine Zusammenfassung der Preisänderungen.
Typisch ist dann, dass der Ablauf an einer Person hängt. Ist sie im Urlaub, bleiben die Preise eine Woche alt. Ändert ein Lieferant sein Dateiformat, fällt das erst auf, wenn falsche Preise in einem Angebot stehen. Und ob ein Import vollständig war, lässt sich im Nachhinein kaum sagen, weil es kein Protokoll gibt. Die eigentliche Frage ist dabei fachlich: Welche Abweichungen darf der Ablauf selbst korrigieren, und welche muss ein Mensch prüfen?
In einem solchen Fall würden wir diese Regeln zuerst gemeinsam festhalten und dann schrittweise automatisieren: etwa zuerst das Einlesen der Anhänge aus einem Postfach und die Prüfung je Lieferantenformat, danach den Import ins Warenwirtschaftssystem, zuletzt die Zusammenfassung für den Vertrieb per E-Mail oder Teams. Unklare Datensätze landen in einer Prüfliste statt im System. Ob sich das in diesem Umfang lohnt, zeigt die Analyse – nicht dieses Beispiel.
Technologie
Einfache Bausteine, nachvollziehbar betrieben
Für die Workflow-Automatisierung wählen wir die einfachste Technik, die trägt. Oft ist das ein geplanter Job mit Cron oder ein kleiner Dienst, der auf Webhooks reagiert; bei mehrstufigen Abläufen kommen Warteschlangen hinzu, damit sich Schritte einzeln wiederholen lassen. Die Logik schreiben wir meist in TypeScript mit Node.js, in Go oder Python; Zwischenstände liegen in PostgreSQL oder Redis. Setzt Ihr Haus bereits ein Workflow-Werkzeug ein, prüfen wir zuerst, ob sich die Aufgabe darin lösen lässt.
Jeder Lauf erzeugt Protokolle, Metriken und Traces über OpenTelemetry. So sehen Sie nicht nur, dass ein Ablauf fehlgeschlagen ist, sondern an welcher Stelle und mit welchen Daten. Betrieben wird die Automatisierung in Containern – auf Ihren eigenen Servern, in Ihrer Cloud oder auf Wunsch durch uns.
- Workflows
- Queues
- Event-Driven
- Cron
- Webhooks
- TypeScript
- PostgreSQL
- OpenTelemetry
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Was in Erstgesprächen zur Automatisierung von Abläufen tatsächlich gefragt wird.
Was kostet es, einen Geschäftsprozess zu automatisieren?
Den Aufwand bestimmen vor allem die Zahl der beteiligten Systeme, die Qualität der Daten und die Ausnahmen, die der Ablauf abdecken muss. Kleinere Werkzeuge und Automatisierungen beginnen im vierstelligen Bereich, ab etwa 1.000 Euro; ausgewachsene Anwendungen, etwa mit eigener Oberfläche, liegen je nach Umfang meist im fünfstelligen Bereich, größere Plattformen darüber. Nach der Analyse erhalten Sie eine Schätzung mit Preisspanne.
Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?
Am besten eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, festen Regeln folgen und mit digitalen Daten arbeiten: Datenimporte, Abgleiche zwischen Systemen, Berichte, Erinnerungen, Weiterleitungen. Weniger geeignet sind Abläufe, die sich laufend ändern oder bei denen fast jeder Fall eine Einzelentscheidung braucht. Oft lässt sich aber ein Teil automatisieren, während die Entscheidung beim Menschen bleibt.
Eigene Automatisierung oder fertiges Workflow-Tool?
Für einfache Verbindungen zwischen gängigen Cloud-Diensten sind fertige Workflow-Tools oft die schnellere und günstigere Wahl – dann empfehlen wir sie. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihre Systeme dort nicht angebunden sind, die Datenlogik komplex ist, Daten Ihr Haus nicht verlassen sollen oder Sie Fehlerbehandlung und Protokoll selbst bestimmen wollen.
Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?
Sie meldet sich. Vorübergehende Fehler, etwa eine kurz nicht erreichbare Gegenstelle, werden mit wachsendem Abstand automatisch wiederholt. Dauerhafte Fehler lösen eine Benachrichtigung an die zuständige Person aus, per E-Mail, Slack oder Teams. Im Protokoll steht, welcher Lauf an welcher Stelle und mit welchen Daten gescheitert ist – so lässt sich der Fall gezielt beheben und der Lauf wiederholen.
Lässt sich Prozessautomatisierung datenschutzkonform umsetzen?
Die technischen Voraussetzungen schaffen wir: Betrieb in der EU oder auf Ihren eigenen Servern, Zugriff mit eng gefassten Rechten, nur die Daten, die der Ablauf tatsächlich braucht, und Protokolle mit so wenig personenbezogenen Daten wie möglich. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung.
Weitere Leistungen
Was oft dazugehört
Webanwendungen & Business-Tools
Interne Werkzeuge und Kundenportale, die den Arbeitsalltag abbilden statt ihn zu verkomplizieren.
- TypeScript
- React
- Next.js
- PostgreSQL
APIs & Systemintegration
Schnittstellen, die bestehende Systeme sauber verbinden – spezifiziert, versioniert und dokumentiert.
- OpenAPI
- REST
- Webhooks
- OAuth 2.0
KI-Assistenten & LLM-Integration
Assistenten und Chatbots, die auf Ihren eigenen Daten arbeiten und begründen, woher eine Antwort stammt.
- LLM
- RAG
- Vektorsuche
- MCP
Welcher Ablauf kostet Ihr Team heute die meiste Zeit?
Beschreiben Sie kurz, was heute von Hand passiert und welche Systeme beteiligt sind. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich eine Automatisierung lohnt.